Chaque année, vous devez comparer les provisions versées par votre locataire aux charges réelles. Mal faite, cette régularisation vous fait perdre de l'argent. Voici comment la réussir.
Provisions vs charges réelles
Votre locataire verse chaque mois une provision pour charges en plus du loyer. En fin d'année, vous devez la comparer aux charges réelles récupérables et ajuster : c'est la régularisation.
Si le locataire a trop versé, vous le remboursez. S'il n'a pas assez versé, il vous doit le complément.
Les charges récupérables
Seules certaines charges sont récupérables sur le locataire (liste fixée par décret) :
- Eau froide, chaude, chauffage collectif
- Entretien des parties communes
- Ascenseur (entretien, électricité)
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères
- Petites réparations courantes
Les grosses réparations, le ravalement, la gestion et les honoraires de syndic restent à votre charge.
La méthode en 4 étapes
1. Récupérer le décompte du syndic
Le relevé annuel de charges de copropriété détaille les dépenses. C'est votre base de calcul.
2. Isoler les charges récupérables
Ne retenez que les postes récupérables sur le locataire, au prorata de ses tantièmes ou de la période d'occupation.
3. Comparer aux provisions versées
Additionnez les provisions encaissées sur l'année et comparez au total récupérable réel.
4. Régulariser
Réclamez le complément ou remboursez le trop-perçu, justificatifs à l'appui.
Les règles à respecter
- La régularisation doit être annuelle.
- Vous devez tenir les justificatifs à disposition du locataire pendant 6 mois.
- Vous pouvez réclamer un rappel sur les 3 dernières années (prescription triennale) — ne laissez pas filer.
Une régularisation oubliée, c'est de l'argent que vous payez à la place de votre locataire. C'est l'une des fuites les plus fréquentes du bailleur.
Le bon réflexe
Faites la régularisation dès réception du décompte annuel du syndic, sans attendre. Gardez une trace claire des provisions et des charges réelles.
Renta suit les provisions encaissées et vous aide à calculer la régularisation annuelle, pour récupérer chaque euro récupérable sans y passer un week-end.